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Vigilanza
Dal 1° marzo 2006 è il Ministero delle Attività Produttive competente per la vigilanza sulle cooperative in base a quanto previsto dal D.Lgs. n.220 del 2 agosto 2002.
L'attività di revisione può essere svolta, sia per conto del Ministero delle Attività Produttive sia per conto di associazioni di categoria, da ispettori iscritti nell'elenco dei revisori dopo aver conseguito un'apposita abilitazione dopo aver seguito appositi corsi a cui farà seguito il rilascio di un tesserino identificativo su cui dovrà essere riportato il numero di posizione nell'elenco dei revisori.
Non sono stati previsti particolari requisiti per poter frequentare i corsi abilitanti all'attività di vigilanza nelle cooperative:
1) essere in possesso almeno di un diploma di scuola media superiore;
2) trovarsi nelle condizioni previste dall'art.2382 c.c., ovvero non risultare interdetti, inabilitati, falliti, condannati ad una pena che comporta l'interdizione anche temporanea dai pubblici uffici, oppure l'incapacità ad esercitare uffici direttivi.
La revisione nei confronti di una cooperativa dovrà essere svolta da uno o più revisori appositamente incaricati dal Ministero delle Attività Produttive e dalle associazioni, presso la sede sociale della cooperativa o presso un altro luogo che deve essere stabilito con il rappresentante della cooperativa.
La periodicità con cui dovrà essere svolta la revisione è biennale ed il ciclo di revisione inizierà con gli anni dispari.
La revisione di una cooperativa deve terminare entro e non oltre novanta giorni dalla data di inizio e qualora dovesse essere necessaria un'ulteriore fase di accertamento il tutto dovrà concludersi entro trenta giorni dal termine di scadenza previsto nella diffida.
Durante la revisione dovrà esserci o il legale rappresentante della cooperativa, oppure una persona da lui appositamente delegata.
È a discrezione del revisore permettere al legale rappresentante di farsi assistere da soci oppure da dipendenti o professionisti di propria fiducia.
I sindaci e gli amministratori della cooperativa possono assistere al procedimento di revisione ed hanno l'obbligo di intervenire soltanto quando viene richiesto dal revisore.
La cooperativa che subisce la revisione ha l'obbligo di mettere a disposizione i libri, i registri ed i documenti oltre a dover fornire i dati, le informazioni e tutti i chiarimenti richiesti. Se la revisione avviene presso la sede legale tutta la documentazione dovrà essere presso tale sede; altrimenti se la revisione è stata concordata in un altro luogo diverso dalla sede legale spetta al presidente della cooperativa od una persona da lui incaricata portare in tale sede i libri sociali, i registri e tutta la documentazione che viene richiesta dal revisore.
Il revisore ha diritto a trattenere per non oltre dieci giorni i libri, registri, e documenti e può fotocopiarli e siglarli per evitare che possano verificarsi alterazioni o manomissioni. Questo potrà avvenire sempre che tale azione non provochi danno alla normale gestione amministrativa della cooperativa. Non potranno essere oggetto di revisione, durante l'attività di vigilanza i seguenti atti:
1) per una durata di cinque anni i verbali di revisione alle società cooperative, con i relativi allegati. Nei caso in cui le notizie riportate in tali atti sono sottoposte al segreto istruttorio penale o se divulgando tali notizie possano verificarsi azioni discriminatorie o pressioni indebite o pregiudizi a carico dei soci, o nel caso in cui la divulgazione del contenuto della documentazione possa provocare pregiudizio al diritto alla riservatezza o provocare concretamente un'indebita concorrenza, il termine di cinque anni verrà prorogato;
2) per un periodo di cinque anni documenti in cui siano riportate notizie relative alla programmazione complessiva dell'attività di vigilanza, oltre che sulle modalità e sui tempi entro cui la vigilanza dovrà svolgersi;
3) per cinque anni la documentazione riguardante richieste di intervento della vigilanza cooperativa, oppure fino a quando dura con l'ente sottoposto a vigilanza il rapporto associativo o di lavoro nella ipotesi che la richiesta di intervento sia effettuata da un socio oppure da un lavoratore o quando la divulgazione della documentazione possa causare pregiudizio al diritto alla riservatezza o provocare effettivamente concorrenza indebita;
4) documenti in cui sono riportate notizie che riguardano gli enti cooperativi se la loro divulgazione potrà provocare azioni discriminatorie od indebite pressioni o pregiudizi a carico dei soci, di lavoratori o di terze persone, o quando alla loro divulgazione può provocare effettivo pregiudizio al diritto alla riservatezza oppure provocare concretamente una concorrenza indebita;
5) documenti attinenti gli incaricati della vigilanza in cui siano riportate notizie circa la loro situazione familiare, finanziaria, sanitaria, professionale, sindacale o di altro tipo, nel caso in cui dalla loro conoscenza possa scaturire un chiaro pregiudizio alla riservatezza.
Il revisore può decidere, se lo ritiene opportuno, svolgere dei sopralluoghi e verifiche preso sedi secondarie, succursali, magazzini, spacci, impianti ed altre dipendenze in genere. Inoltre il revisore può anche decidere di ascoltare i soci della cooperativa, i dipendenti ed altre persone interessate. Tutto dovrà comunque essere verbalizzato.
Il verbale dovrà essere redatto sia che la revisione abbia avuto luogo, sia quando la revisione non si è potuta svolgere o perché la cooperativa risulta irreperibile od a causa del comportamento ostativo da parte del legale rappresentante.
Il verbale di revisione deve essere redatto rispettando il modello presente nell'allegato 1 del decreto emanato il 6 dicembre 2004 dal Ministero delle Attività Produttive.
Il verbale dovrà giungere a chi ha attribuito l'incarico al revisore entro e non oltre quindici giorni dalla data in cui il verbale risulta essere sottoscritto dal legale rappresentante della cooperativa o dalla persona da lui delegata, a cui il revisore dovrà dargli una copia in originale.
Il legale rappresentante può anche rifiutarsi di firmare il verbale di revisione, ed in questo caso sarà cura del revisore notificano, con una lettera raccomandata, alla cooperativa presso la propria sede sociale.
Durante l'azione di revisione il revisore potrà constatare la presenza di irregolarità che possono essere tranquillamente sanate procedendo diffidare la cooperativa, con l'allegato 1/D, a dover regolarizzare la propria posizione in un periodo di tempo che non dovrà essere inferiore trenta giorni e superiore a novanta.
In questo caso il verbale di revisione entro quindici giorni da quando il legale rappresentante della cooperativa od un suo delegato lo ha firmato.
L'ufficio pubblico oppure l'associazione che riceve il verbale dal revisore incaricato, il cui modello è stato approvato dal Ministero delle Attività Produttive e pubblicato nella G.U. serie generale n.125 del 31 maggio 2006, è tenuto a constatare se la diffida oppure le sanzioni camminate sono giuste rispetto a quanto verbalizzato.
Se ritenuto necessario sia l'ufficio pubblico che l'associazione può chiedere, previo contraddittorio con il revisore, altri approfondimenti tramite o la richiesta di integrazioni al verbale, oppure affidando un nuovo incarico ad un altro revisore ricorrendo a forme di autotutela.
Sia le associazioni che gli uffici pubblici entro trenta giorni da quando ricevono i verbali delle revisioni devono valutare quanto riportato per il rilascio dei certificati o delle attestazioni, compilando i modelli riportati negli allegati 4 e 5 del decreto ministeriale.
Il legale rappresentante della cooperativa ha diritto a ricevere una copia dei certificati od attestazioni compilate dall'ufficio pubblico o dall'associazione.
Se l'associazione, esaminando il verbale di revisione, dovesse ritenere che la cooperativa vada sanzionata, è tenuta ad inviare il verbale entro trenta giorni all'ufficio pubblico insieme alla proposta di sanzione.
Quest'ultimo se non ritiene che la cooperativa debba essere sottoposta a provvedimento è tenuto a restituire, entro trenta giorni, con nota motivata il verbale all'associazione per il rilascio della attestazione.
L'ufficio pubblico invece adotta i provvedimenti se sono di sua competenza, ed invia al Ministero delle Attività Produttive il verbale.
Comunque in caso di provvedimenti adottati nei confronti della cooperativa l'ufficio deve informare la cooperativa e l'associazione a cui ha aderito.
Il Ministero delle Attività Produttive deve informare dell'esito della istruttoria l'ufficio pubblico e nel caso in cui la cooperativa sia associata anche l'associazione.
Questo rappresenta un modo sia per poter aggiornare l'archivio sia per offrire alla cooperativa stessa la possibilità di ricevere la certificazione o l'attestazione di revisione nel caso in cui la revisione abbia dato esito positivo.